Que doit contenir un carnet de route ?
Un carnet de route (on dit aussi relevé kilométrique ou journal de bord) est la liste de vos trajets professionnels. En Belgique, il sert à votre employeur pour verser l’indemnité kilométrique. En France, il permet de justifier les kilomètres que vous déduisez au titre des frais réels. Dans les deux cas, il doit montrer que chaque kilomètre déclaré correspond à un vrai déplacement professionnel.
Pourquoi tenir un carnet de route ?
En France, l’administration fiscale demande de pouvoir « justifier la réalité et le nombre de kilomètres parcourus » ainsi que l’usage professionnel du véhicule. Ces justificatifs ne sont pas joints à la déclaration, mais ils doivent être conservés au moins trois ans.
En Belgique, l’indemnité kilométrique n’est pas imposable tant qu’elle rembourse des déplacements de service au taux de l’État. Votre employeur a donc besoin de savoir quels trajets vous avez faits, et pour quel motif, avant de les rembourser.
Les sources officielles consultées n’imposent pas de modèle précis. Ce qui compte, c’est que le relevé soit complet, régulier et vérifiable.
Les informations à noter pour chaque trajet
Pour chaque déplacement professionnel, notez :
- La date du trajet.
- Le point de départ et le point d’arrivée : une adresse ou au minimum une ville, ainsi que le nom du client, du chantier ou du site.
- Le motif : rendez-vous client, visite de chantier, livraison, formation, réunion… Un motif précis rend le trajet vérifiable.
- La distance en kilomètres, relevée au compteur ou mesurée par GPS. Pour un aller-retour, notez les deux trajets ou indiquez-le clairement.
- Le caractère professionnel du trajet, si votre relevé mélange trajets pro et perso.
Il est aussi utile de noter le véhicule utilisé (immatriculation). En France, c’est indispensable pour connaître sa puissance fiscale, qui détermine le barème.
Le récapitulatif mensuel ou annuel
En plus du détail des trajets, le relevé doit faire apparaître :
- Le total des kilomètres professionnels de la période : le mois pour une note de frais à l’employeur, l’année pour la déclaration d’impôt en France.
- Le taux ou le barème appliqué : le taux de la période en Belgique (il change plusieurs fois par an), le barème de l’année et la puissance fiscale en France.
- Le montant obtenu.
Pour la France, gardez à part les frais qui s’ajoutent au barème (péages, stationnement) avec leurs justificatifs. Pour le trajet domicile-travail, rappelez-vous que la distance est en principe retenue jusqu’à 40 km aller, et une seule fois par jour.
Exemple de ligne de relevé
| Date | Départ → arrivée | Motif | Distance |
|---|---|---|---|
| 05/11/2026 | Bureau, Bruxelles → Client Dupont, Namur | Présentation de l’offre | 64 km |
| 05/11/2026 | Client Dupont, Namur → Bureau, Bruxelles | Retour | 64 km |
Les bonnes pratiques
- Notez au fil de l’eau. Reconstituer ses trajets en fin d’année est long et source d’erreurs.
- Restez cohérent avec votre agenda, vos factures ou vos notes de frais : en cas de question, ces éléments se recoupent.
- Gardez des distances réalistes, proches de l’itinéraire normal.
- Conservez le relevé, au moins trois ans pour la France. Un export PDF ou Excel daté se range et se transmet facilement.
Ce qu’un carnet de route ne fait pas
Un relevé bien tenu facilite le remboursement et la justification de vos kilomètres, mais ne garantit pas à lui seul qu’ils seront acceptés. Votre employeur en Belgique, ou l’administration fiscale en France, reste juge du caractère professionnel des déplacements. En cas de doute, demandez l’avis de votre comptable ou de votre secrétariat social.
Pour les taux et barèmes à appliquer, voir nos guides sur l’indemnité kilométrique en Belgique et les frais réels en France.